为重要数据加把“锁” 让办公软件自动备份

　　我们在用一些字表处理软件编辑文件时，有时为了防止文件的损坏和数据的丢失，通常用手工的方法对文件进行得备份保存。其实，这些字表处理软件一般都有自动备份的功能，只要稍加设置一下就行了。

　　一、让Word自动备份文件

　　启动Word2003(其它版本操作相似，下同)，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框(如图1)，切换到“保存”标签下，选中“保留备份”选项，确定返回。

图1

　　经过这样的设置，以后在用Word编辑并保存所有文件时，系统会在保存原文件的文件夹中，生成一个名为“备份属于原文件名.wbk”的备份文件，并且该备份文件可以用Word直接打开编辑。

　　二、让Excel自动备份文件

　　启动Excel2003，执行“保存”(新文件)或“另存为”(原有文件)操作时，打开“另存为”对话框(如图2)，按工具栏上的“工具”选项旁的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“常规选项”，打开“保存选项”对话框(参见图2)，选中“生成备份文件”选项，确定返回，再保存文档。

图2

　　经过这样的设置，以后用Excel再次编辑该文件，并执行保存操作时，系统会在保存原文件的文件夹中，生成一个名为“原文件名的备份.xlk”的备份文件，同样，该备份文件可以用Excel直接打开编辑。

　　三、让金山文字自动备份文件

　　启动金山文字2003，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框(如图3)，切换到“系统”标签下，选中“保存备份文件(文件备份——*.wps)”选项，确定返回。

图3

　　经过这样的设置，以后在用金山文字编辑并保存所有文件时，系统会在保存原文件的文件夹中，生成一个名为“文件备份——原文件名.wps”的备份文件，该备份文件可以用金山文字直接打开编辑。

　　四、让金山表格自动备份文件

　　启动金山表格2003，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框(如图4)，切换到“其它”标签下，选中“保存的时候备份文件”选项，然后按“备份文件到下面的目录”选项右侧的按钮，指定一个文件夹(如D:\金山备份)，再确定返回。

图4

　　经过这样的设置，以后在用金山表格编辑并保存所有文件时，系统会在上述指定的文件夹中，生成一个名为“ET~原文件名.bak”的备份文件，将其扩展名“*.bak”修改为“*.et”，即可用金山表格打开编辑了。

　　注意：①以上设置中，Excel只对设置的文件有效，其它设置对所有文件有效。

　　②通常备份倒数第二次进行“保存”操作的文件状态，如果需要“保存”当前正在编辑的所有操作结果，请在最后执行两次“保存”操作。

　　③如果不需要这种功能，只要在上述相应的对话框中，撤销选中的相应选项，确定即可。